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Cómo hacer una factura paso a paso

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que el vendedor entrega al comprador de un producto o servicio.  Dicho comprobante o factura justifica que se ha entregado el bien al comprador.  La factura es un  documento obligatorio  para acreditar que se ha producido la compraventa.

La factura es necesaria para el comprador como garantía del producto, de cara a una posible reclamación por rotura,  desperfecto o mal funcionamiento.

Para el vendedor también es necesaria, porque con ella puede exigir  al cliente el pago de la misma. 

La factura tiene que ser emitida por el vendedor, que puede ser un autónomo una sociedad o incluso un particular.  Por si no lo sabías se puede facturar sin ser autónomo.

La factura se rige por una normativa que establece el Reglamento de facturación te indica los aspectos fundamentales para hacer una factura. Te los explicamos de manera fácil y sencilla a continuación:

 

¿Cómo hacer una factura paso a paso?

 ▶  Primer paso: En primer lugar hay que comprobar que en el documento aparece la palabra factura es necesario que lo indique.

 ▶  Segundo paso:  indicamos la fecha de expedición de la factura, así como el número que tendrá la misma.  Tiene un número correlativo.  Normalmente esta numeración se reinicia cada año. 

Ejemplo: Nunca podemos numerar una factura realizada en mayo con un número inferior a una realizada en abril, es decir, las facturas deben numerarse por orden de fecha.

 ▶  Tercer paso: Debemos indicar la razón social del vendedor (es el nombre de la empresa), el  domicilio fiscal y el NIF si es persona física o CIF si es persona jurídica.

 ▶  Cuarto paso:  añadimos el nombre del comprador su dirección y NIF o CIF

Una vez que hemos rellenado los datos anteriores en el encabezado,  pasamos a rellenar el cuerpo de la factura primero

 ▶  Quinto paso: la identificación del producto o servicio que se ha adquirido. Se puede mostrar con un número de referencia que la empresa  de a ese producto junto con una breve descripción del mismo,  donde aparezca la marca,  modelo, etc. 

 ▶  Sexto paso: número de unidades que se han adquirido de ese producto y el precio unitario de las mismas.  Ojo, este precio no incluye el IVA.  

 ▶  Séptimo paso: multiplicamos el precio unitario por la cantidad de productos adquiridos, colocando el resultado en la columna «total» y sumando dicha columna.

A la suma de la columna «total» también se le llama «importe bruto».

 ▶  Octavo paso: si deseamos realizar algún descuento al comprador y es dentro de factura se indicará, normalmente en porcentaje y se calculará sobre el importe bruto. 

 ▶  Noveno paso: acto seguido calcularemos la «base imponible»,  restando al importe bruto el descuento.

Si no existe descuento el importe bruto coincidirá con la base imponible.

 ▶  Décimo paso: calculamos la cuota de IVA como resultado de  hacerle el 21% (10% o 4%) a la base imponible, dependiendo del tipo de gravamen que tenga el producto). 

 ▶  Undécimo paso: finalmente indicamos el total factura como resultado de sumar a la base imponible la cuota de IVA.

 ▶  Duodécimo paso: una vez especificados todos los datos anteriores se suele indicar en la parte final de la factura la forma de pago, que suele ser al contado, a través de la cuenta corriente,  con un cheque,  un pagaré, etc.

Si alguno de los datos anteriores es erróneo, se deberá de realizar una factura rectificativa ya que no se puede modificar la factura original debido a que cada factura sólo se emite una vez. 

 

Copia de la factura

La factura la realiza el vendedor y la entrega al comprador.  Por tanto es el comprador quién tendrá en su poder el original de la factura

El vendedor se queda con una copia que archivará y trasladará a su libro de facturas emitidas.   En dicha copia debe de aparecer que es «copia de factura».

Si quieres saber cómo realizar el libro de facturas emitidas, te lo explicamos de forma muy sencilla y te damos gratis la plantilla registro de libro de facturas emitidas,  para que puedas llevar la contabilidad de tu negocio fácilmente. Inicia factura debe de aparecer qué es copia del original.

¿Qué es un duplicado de factura?

El duplicado de factura es el documento que se solicita al vendedor en los siguientes casos:

  1. Cuando se vende a varios compradores:  cada uno de ellos tiene derecho a tener un duplicado.
  2. Cuando la factura original se ha perdido:  el cliente tiene derecho a solicitar un duplicado de ésta.

En la factura tiene que indicarse que es un duplicado de la original.

 

Plantillas para hacer facturas paso a paso

El proceso de hacer una factura lo puedes realizar a mano,  o bien se puede hacer la factura en Word pero lo que recomendamos desde economíafacil.net es realizar las facturas en excell. A continuación tienes  plantillas gratuitas para hacer facturas  siguiendo los pasos que te hemos explicado:

Los errores al hacer una factura

Una vez que sabes Cómo elaborar una factura es importante que tengas en cuenta serie de equivocaciones frecuentes al hacer una factura.  Son las siguientes:

  1.  No incluir en la factura todos los datos necesarios . Tanto del emisor y del receptor (nombre y apellidos y razón social NIF o CIF y dirección de ambos), el número de la factura, la fecha y descripción de producto junto con la base imponible, tipo impositivo de IVA, cuota de IVA y total factura. Desde economiafacil.net te recomendamos poner una fecha de vencimiento de la factura, así como la forma de pago (sea al contado, mediante cheque, transferencia etc)
  2.  No detallar todos los conceptos que se han de facturar . Lo ideal es desglosar todos los trabajos o servicios al máximo, así como los productos adquiridos. Este detalle favorece tanto al comprador, porque así tiene más información, como al vendedor, porque son conceptos que se han realizado y por los que va a cobrar el importe de los mismos.
  3.  No archivar de manera adecuada las facturas Se pueden guardar usando un programa de facturación y también se pueden guardar en formato papel. Deben estar separadas las facturas emitidas de las recibidas y tienen que estar ordenadas.
  4.  Identificar factura electrónica con factura en pdf.  Esto es un error habitual al facturar. La factura electrónica debe de tener una firma electrónica para considerarse como tal.
  5.  No respetar el orden de fechas de la factura al numerarlas Es muy importante que las facturas emitidas estén numeradas por orden de fecha. Si se produce un error se deberá indicar en la factura la rectificación pertinente y emitir la  correcta.
  6.  No cometer faltas de ortografía.  Es bastante dañino para la imagen de la empresa. 
 Importante: En todos los detalles que percibe el cliente la empresa está transmitiendo su imagen.  

 

Esperamos que hayas aprendido a hacer una factura siguiendo estos sencillos pasos y que lo pongas en práctica llevando tú mismo la gestión de tu negocio de manera fácil. Ahorra dinero con los consejos de economiafacil.net.

 

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