factura proforma

La Factura proforma

¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma (a veces llamada erróneamente pro forma),  es un borrador de factura o factura provisional,   mediante el cual el proveedor y el cliente muestran los detalles de una operación comercial que van a realizar en el futuro.   Es parecido a un presupuesto, aunque existen diferencias que más adelante abordaremos.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La utilidad de la factura proforma es la de informar de una compraventa futura. Es como un compromiso de que la compraventa se producirá bajo las condiciones establecidas en la factura proforma. Un documento que permite que el cliente tenga toda la información que necesite sobre el producto  que comprará. 

¿Para qué le sirve una factura proforma al autónomo?

Como no tiene validez contable y tampoco fiscal al autónomo le servirá para justificar que se ha pactado con el cliente una determinada transacción comercial o un indicio de actividad,  por lo que el autónomo podrá utilizarla para reclamar posibles derechos de cobro.

¿Para qué le sirve una factura proforma a un particular? 

Cómo tienen valor informativo, puede servir para usarlas en la solicitud de subvenciones o determinadas ayudas para poner en marcha un negocio. Es decir,  demostrará que se va a realizar una inversión.

¿Qué diferencia hay entre la factura y la factura proforma?

El aspecto de la factura proforma es similar a la factura ordinaria, pero en la cabecera debe  indicar claramente que es una factura proforma. 

La factura proforma  no tiene ninguna validez contable ni fiscal . Tampoco de pago. Únicamente proporciona información.

¿Cómo hacer una factura proforma?

Para realizar una factura proforma tipo se va a usar una plantilla parecida a la de la factura. Como hemos dicho anteriormente, en el encabezado debe de recoger el concepto “factura proforma”. Si quieres saber cómo es el modelo de una proforma o hacer una factura proforma online, pincha aquí:

Este tipo de factura se suele usar en el comercio internacional y  también en el nacional. Los requisitos de la factura proforma son:

Cabecera en la que se indique qué es una factura proforma.

Fecha en la que se emite.

Identificación del vendedor o proveedor y del comprador o cliente: Nombre o razón social,  dirección, NIF/CIF.

–  Detalle de los productos o servicios y de las condiciones de pago y precios.

Tipo impositivo de IVA y de IRPF si procede.

Información añadida que se considere importante indicar.

Es importante indicar que  las facturas proforma no se numeran  obligatoriamente, debido a que no se declaran a Hacienda, se le puede dar una numeración de manera opcional. No es recomendable que coincida con la de las facturas oficiales.

Plantillas de factura proforma gratis aquí

Para hacer una factura proforma de manera fácil puedes utilizar alguno de nuestros modelos de factura proforma gratis. A continuación te mostramos diversos ejemplos de cada una así como las plantillas en blanco listas para rellenar de forma fácil:

Plantilla de factura proforma en Word 

Plantilla de factura proforma en pdf 

Ejemplo de factura proforma en word 

Ejemplo de factura proforma en pdf  

➜ Plantilla de factura proforma en Excel.

➜ Ejemplo de factura proforma en Excel.

* También puedes descargar plantillas de facturas en word .

Diferencia entre factura proforma y presupuesto

Tanto el  presupuesto como la factura proforma tienen una finalidad informativa,  sin embargo existen diferencias entre ambos:

El presupuesto supone una propuesta de venta y tiene como finalidad la orientación a un cliente sobre el precio de nuestros productos y servicios que puede comprar.  Un presupuesto no compromete a nada si no se firma.

La factura proforma supone la realización futura de una transacción y,  por tanto,  sí que existe un compromiso de compraventa en cuanto a las condiciones.

En un presupuesto el precio puede modificarse mientras que  en  la factura proforma los precios  no se pueden modificar  puesto que supone un compromiso entre las partes.

Otra diferencia consiste en que el presupuesto se entrega al iniciarse la relación comercial con el cliente y la factura proforma se puede entregar con posterioridad al inicio de esta relación comercial.

Ejemplo de una factura proforma:  la proforma del coche de empresa

Al solicitar un préstamo para comprar un coche de empresa,  el banco puede solicitar una factura proforma de ese coche que se va a comprar. 

Esa factura es una prueba sobre la cantidad de financiación que necesitamos y dado que las condiciones de compra no van a variar, el banco utilizará la factura para conocer la cantidad exacta a financiar. 

Por tanto, para cualquier bien para el que se necesite financiación en la empresa, la  factura proforma da cuenta del importe de la misma que se van a necesitar.

Preguntas frecuentes – FAQ

➜ ¿Se puede utilizar la factura proforma como factura?

No,  porque no la factura proforma no tiene ninguna validez fiscal y contable. Lo que sí puedes hacer es convertirla en una factura oficial.

La factura proforma es un compromiso comercial  porque supone un compromiso de comprador y vendedor ya que ambos van a respetar las condiciones pactadas en dicha factura.

➜ ¿La factura proforma se puede utilizar como justificante de pago?

No, su validez como justificante de pago es nula.

➜ ¿Se pueden contabilizar la facturas proforma?

No, porque no es una factura real. Es más bien un borrador de factura.

➜ ¿La factura proforma tiene fecha de caducidad?

No tiene fecha de caducidad, aunque se puede recoger en el propio documento.

➜ ¿Cuáles son las ventajas de hacer una factura proforma?

Con ella se pueden reclamar facturas impagadas

➜ ¿Puede la factura proforma sustituir al presupuesto?

Si,  pero no es lo más recomendable si las condiciones  comerciales se van a ver modificadas porque en la proforma dichas condiciones  tienen que ser definitivas y se tienen que mantener.

➜ ¿Si se hace una factura proforma es obligatorio realizar la compra?

No. No hay obligación ni compromiso de realizar la compraventa. Pero si se realiza, que es lo usual, lo será con esas condiciones de precio.

➜ ¿Se puede usar la factura proforma para cobrar un adelanto?

 No porque no tiene validez fiscal.  Para cobrar un adelanto es necesario realizar una factura oficial. 

Hacer una factura en word

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