Tutoriales de facturación sencillos | economíafacil.net

La Factura proforma

Economiafacil — Thu, 14 May 2020 22:30:43 +0000

¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma (a veces llamada erróneamente pro forma), es un borrador de factura o factura provisional, mediante el cual el proveedor y el cliente muestran los detalles de una operación comercial que van a realizar en el futuro. Es parecido a un presupuesto, aunque existen diferencias que más adelante abordaremos.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La utilidad de la factura proforma es la de informar de una compraventa futura. Es como un compromiso de que la compraventa se producirá bajo las condiciones establecidas en la factura proforma. Un documento que permite que el cliente tenga toda la información que necesite sobre el producto que comprará.

¿Para qué le sirve una factura proforma al autónomo?

Como no tiene validez contable y tampoco fiscal al autónomo le servirá para justificar que se ha pactado con el cliente una determinada transacción comercial o un indicio de actividad, por lo que el autónomo podrá utilizarla para reclamar posibles derechos de cobro.

¿Para qué le sirve una factura proforma a un particular?

Cómo tienen valor informativo, puede servir para usarlas en la solicitud de subvenciones o determinadas ayudas para poner en marcha un negocio. Es decir, demostrará que se va a realizar una inversión.

¿Qué diferencia hay entre la factura y la factura proforma?

El aspecto de la factura proforma es similar a la factura ordinaria, pero en la cabecera debe indicar claramente que es una factura proforma.

La factura proforma no tiene ninguna validez contable ni fiscal . Tampoco de pago. Únicamente proporciona información.

¿Cómo hacer una factura proforma?

Para realizar una factura proforma tipo se va a usar una plantilla parecida a la de la factura. Como hemos dicho anteriormente, en el encabezado debe de recoger el concepto “factura proforma”. Si quieres saber cómo es el modelo de una proforma o hacer una factura proforma online, pincha aquí:

Factura Proforma online Gratis" style="width:27px;height:27px" /> Factura Proforma online Gratis

Este tipo de factura se suele usar en el comercio internacional y también en el nacional. Los requisitos de la factura proforma son:

– Cabecera en la que se indique qué es una factura proforma.

– Fecha en la que se emite.

– Identificación del vendedor o proveedor y del comprador o cliente: Nombre o razón social, dirección, NIF/CIF.

– Detalle de los productos o servicios y de las condiciones de pago y precios.

– Tipo impositivo de IVA y de IRPF si procede.

– Información añadida que se considere importante indicar.

Es importante indicar que las facturas proforma no se numeran obligatoriamente, debido a que no se declaran a Hacienda, se le puede dar una numeración de manera opcional. No es recomendable que coincida con la de las facturas oficiales.

Plantillas de factura proforma gratis aquí

Para hacer una factura proforma de manera fácil puedes utilizar alguno de nuestros modelos de factura proforma gratis. A continuación te mostramos diversos ejemplos de cada una así como las plantillas en blanco listas para rellenar de forma fácil:

➜ Plantilla de factura proforma en Word

➜ Plantilla de factura proforma en pdf

➜ Ejemplo de factura proforma en word

➜ Ejemplo de factura proforma en pdf

➜ Plantilla de factura proforma en Excel.

➜ Ejemplo de factura proforma en Excel.

* También puedes descargar plantillas de facturas en word .

Diferencia entre factura proforma y presupuesto

Tanto el presupuesto como la factura proforma tienen una finalidad informativa, sin embargo existen diferencias entre ambos:

El presupuesto supone una propuesta de venta y tiene como finalidad la orientación a un cliente sobre el precio de nuestros productos y servicios que puede comprar. Un presupuesto no compromete a nada si no se firma.

La factura proforma supone la realización futura de una transacción y, por tanto, sí que existe un compromiso de compraventa en cuanto a las condiciones.

En un presupuesto el precio puede modificarse mientras que en la factura proforma los precios no se pueden modificar puesto que supone un compromiso entre las partes.

Otra diferencia consiste en que el presupuesto se entrega al iniciarse la relación comercial con el cliente y la factura proforma se puede entregar con posterioridad al inicio de esta relación comercial.

Ejemplo de una factura proforma: la proforma del coche de empresa

Al solicitar un préstamo para comprar un coche de empresa, el banco puede solicitar una factura proforma de ese coche que se va a comprar.

Esa factura es una prueba sobre la cantidad de financiación que necesitamos y dado que las condiciones de compra no van a variar, el banco utilizará la factura para conocer la cantidad exacta a financiar.

Por tanto, para cualquier bien para el que se necesite financiación en la empresa, la factura proforma da cuenta del importe de la misma que se van a necesitar.

Preguntas frecuentes – FAQ

➜ ¿Se puede utilizar la factura proforma como factura?

No, porque no la factura proforma no tiene ninguna validez fiscal y contable. Lo que sí puedes hacer es convertirla en una factura oficial.

La factura proforma es un compromiso comercial porque supone un compromiso de comprador y vendedor ya que ambos van a respetar las condiciones pactadas en dicha factura.

➜ ¿La factura proforma se puede utilizar como justificante de pago?

No, su validez como justificante de pago es nula.

➜ ¿Se pueden contabilizar la facturas proforma?

No, porque no es una factura real. Es más bien un borrador de factura.

➜ ¿La factura proforma tiene fecha de caducidad?

No tiene fecha de caducidad, aunque se puede recoger en el propio documento.

➜ ¿Cuáles son las ventajas de hacer una factura proforma?

Con ella se pueden reclamar facturas impagadas

➜ ¿Puede la factura proforma sustituir al presupuesto?

Si, pero no es lo más recomendable si las condiciones comerciales se van a ver modificadas porque en la proforma dichas condiciones tienen que ser definitivas y se tienen que mantener.

➜ ¿Si se hace una factura proforma es obligatorio realizar la compra?

No. No hay obligación ni compromiso de realizar la compraventa. Pero si se realiza, que es lo usual, lo será con esas condiciones de precio.

➜ ¿Se puede usar la factura proforma para cobrar un adelanto?

No porque no tiene validez fiscal. Para cobrar un adelanto es necesario realizar una factura oficial.

➜ ¿Se puede hacer factura proforma online?

Sólo tienes que descargarla de aquí: plantilla factura proforma word gratis

Hacer una factura en word

Sin pagar más: Consejos para mejorar la calidad de Internet en tu empresa

Las empresas de todo el mundo han debido enfrentar las dificultades que provocó en el ...
Leer Más

La Factura proforma

¿Qué es una factura proforma? La factura proforma (a veces llamada erróneamente pro forma), es ...
Leer Más

¿Qué es y Cómo hacer el Libro de facturas emitidas y recibidas en excell?

En este artículo te explicamos de manera muy sencilla cómo puedes llevar la gestión de ...
Leer Más

Cómo hacer una factura paso a paso

¿Qué es una factura? Una factura es un documento que el vendedor entrega al comprador ...
Leer Más

¿Puedo hacer una factura sin ser autónomo?

Es una pregunta que hemos oído numerosas ocasiones. Pero antes de responderla es necesario tener ...
Leer Más

La entrada La Factura proforma se publicó primero en .

Cómo hacer una factura paso a paso

Economiafacil — Thu, 14 May 2020 22:28:07 +0000

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que el vendedor entrega al comprador de un producto o servicio. Dicho comprobante o factura justifica que se ha entregado el bien al comprador. La factura es un documento obligatorio para acreditar que se ha producido la compraventa.

La factura es necesaria para el comprador como garantía del producto, de cara a una posible reclamación por rotura, desperfecto o mal funcionamiento.

Para el vendedor también es necesaria, porque con ella puede exigir al cliente el pago de la misma.

La factura tiene que ser emitida por el vendedor, que puede ser un autónomo una sociedad o incluso un particular. Por si no lo sabías se puede facturar sin ser autónomo.

La factura se rige por una normativa que establece el Reglamento de facturación te indica los aspectos fundamentales para hacer una factura. Te los explicamos de manera fácil y sencilla a continuación:

¿Cómo hacer una factura paso a paso?

Primer paso: En primer lugar hay que comprobar que en el documento aparece la palabra factura es necesario que lo indique.

Segundo paso: indicamos la fecha de expedición de la factura, así como el número que tendrá la misma. Tiene un número correlativo. Normalmente esta numeración se reinicia cada año.

Ejemplo: Nunca podemos numerar una factura realizada en mayo con un número inferior a una realizada en abril, es decir, las facturas deben numerarse por orden de fecha.

Tercer paso: Debemos indicar la razón social del vendedor (es el nombre de la empresa), el domicilio fiscal y el NIF si es persona física o CIF si es persona jurídica.

Cuarto paso: añadimos el nombre del comprador su dirección y NIF o CIF

Una vez que hemos rellenado los datos anteriores en el encabezado, pasamos a rellenar el cuerpo de la factura primero

Quinto paso: la identificación del producto o servicio que se ha adquirido. Se puede mostrar con un número de referencia que la empresa de a ese producto junto con una breve descripción del mismo, donde aparezca la marca, modelo, etc.

Sexto paso: número de unidades que se han adquirido de ese producto y el precio unitario de las mismas. Ojo, este precio no incluye el IVA.

Séptimo paso: multiplicamos el precio unitario por la cantidad de productos adquiridos, colocando el resultado en la columna «total» y sumando dicha columna.

A la suma de la columna «total» también se le llama «importe bruto».

Octavo paso: si deseamos realizar algún descuento al comprador y es dentro de factura se indicará, normalmente en porcentaje y se calculará sobre el importe bruto.

Noveno paso: acto seguido calcularemos la «base imponible», restando al importe bruto el descuento.

Si no existe descuento el importe bruto coincidirá con la base imponible.

Décimo paso: calculamos la cuota de IVA como resultado de hacerle el 21% (10% o 4%) a la base imponible, dependiendo del tipo de gravamen que tenga el producto).

Undécimo paso: finalmente indicamos el total factura como resultado de sumar a la base imponible la cuota de IVA.

Duodécimo paso: una vez especificados todos los datos anteriores se suele indicar en la parte final de la factura la forma de pago, que suele ser al contado, a través de la cuenta corriente, con un cheque, un pagaré, etc.

Si alguno de los datos anteriores es erróneo, se deberá de realizar una factura rectificativa ya que no se puede modificar la factura original debido a que cada factura sólo se emite una vez.

Copia de la factura

La factura la realiza el vendedor y la entrega al comprador. Por tanto es el comprador quién tendrá en su poder el original de la factura.

El vendedor se queda con una copia que archivará y trasladará a su libro de facturas emitidas. En dicha copia debe de aparecer que es «copia de factura».

Si quieres saber cómo realizar el libro de facturas emitidas, te lo explicamos de forma muy sencilla y te damos gratis la plantilla registro de libro de facturas emitidas, para que puedas llevar la contabilidad de tu negocio fácilmente. Inicia factura debe de aparecer qué es copia del original.

¿Qué es un duplicado de factura?

El duplicado de factura es el documento que se solicita al vendedor en los siguientes casos:

Cuando se vende a varios compradores: cada uno de ellos tiene derecho a tener un duplicado.
Cuando la factura original se ha perdido: el cliente tiene derecho a solicitar un duplicado de ésta.

En la factura tiene que indicarse que es un duplicado de la original.

Plantillas para hacer facturas paso a paso

El proceso de hacer una factura lo puedes realizar a mano, o bien se puede hacer la factura en Word pero lo que recomendamos desde economíafacil.net es realizar las facturas en excell. A continuación tienes plantillas gratuitas para hacer facturas siguiendo los pasos que te hemos explicado:

Plantilla para hacer factura gratis en excell
Plantilla para hacer factura gratis en word.

Los errores al hacer una factura

Una vez que sabes Cómo elaborar una factura es importante que tengas en cuenta serie de equivocaciones frecuentes al hacer una factura. Son las siguientes:

No incluir en la factura todos los datos necesarios . Tanto del emisor y del receptor (nombre y apellidos y razón social NIF o CIF y dirección de ambos), el número de la factura, la fecha y descripción de producto junto con la base imponible, tipo impositivo de IVA, cuota de IVA y total factura. Desde economiafacil.net te recomendamos poner una fecha de vencimiento de la factura, así como la forma de pago (sea al contado, mediante cheque, transferencia etc)
No detallar todos los conceptos que se han de facturar . Lo ideal es desglosar todos los trabajos o servicios al máximo, así como los productos adquiridos. Este detalle favorece tanto al comprador, porque así tiene más información, como al vendedor, porque son conceptos que se han realizado y por los que va a cobrar el importe de los mismos.
No archivar de manera adecuada las facturas. Se pueden guardar usando un programa de facturación y también se pueden guardar en formato papel. Deben estar separadas las facturas emitidas de las recibidas y tienen que estar ordenadas.
Identificar factura electrónica con factura en pdf. Esto es un error habitual al facturar. La factura electrónica debe de tener una firma electrónica para considerarse como tal.
No respetar el orden de fechas de la factura al numerarlas. Es muy importante que las facturas emitidas estén numeradas por orden de fecha. Si se produce un error se deberá indicar en la factura la rectificación pertinente y emitir la correcta.
No cometer faltas de ortografía. Es bastante dañino para la imagen de la empresa.

Importante: En todos los detalles que percibe el cliente la empresa está transmitiendo su imagen.

Esperamos que hayas aprendido a hacer una factura siguiendo estos sencillos pasos y que lo pongas en práctica llevando tú mismo la gestión de tu negocio de manera fácil. Ahorra dinero con los consejos de economiafacil.net.